Ne nous mentons pas, un bureau bien rangé est toujours plus agréable qu’un bureau désordonné. D’ailleurs, de plus en plus d’entreprises adoptent la politique du « bureau propre » ! Selon beaucoup, un espace de travail ordonné offre de nombreux avantages en termes de productivité et de sécurité. Mais est-ce réellement une solution convenable?
Définition de la Politique Clean DESK
"Politique spécifiant à chaque salarié de gérer son espace de travail afin d'améliorer la sécurité et la confidentialité des informations."
Savez-vous que cette méthodologie fût ancrée dans la culture de l'entreprise UPS ? Et oui !
À l'époque, le fondateur James CASEY promouvé à travers une "Politique de Clean Desk" (CDP), la recherche de l'ordre et du minimalisme dans ses bureaux, afin de rendre l'environnement plus professionnel et plus compétent aux yeux des étrangers de l'entreprise. Une politique qui est devenue incontrounable dans les grandes entreprises, car elle permet d'encourager la mise en places des normes de sécurité ISO 27001/17799, et la mise en application des normes RGPD.
Mais elle apporte aussi bien d'autres avantages dans votre travail !
En voici 5
1.Gagnez du temps et de l'argent
Selon un rapport publié en 2016 de l'IDC, un employé lambda perd 2,5 heures de se temps dans la recherche d'information. Soit une perte colossale soit quasi 1/4 se temps ! Les conséquences se répercute aussi financièrement, dans une entreprise de 1000 personnes, cela correspondrait à une perte, tenez-vous prêt... de 2,24 millions €!
Cette politique encourage les salariés à utiliser des versions numériques des documents, réduisant ainisi considérablement les coûts de fournitures de papier, d'encre et d'entretien des imprimantes, un geste vers l'écologie en somme!
2.Faire bonne impression
Qui sait qui et quand quelqu'un viendra visiter votre bureau ? Un bureau bien rangé et propre rendra votre organisation bien plus présentable à toute personne qui décide de la visiter!
3.Augmenter votre sécurité
La raison numéro une, la sécurité! Qu'importe la taille de l'entreprise ou de son niveau, nous sommes tous exposés à la malveillance. Pour vous donner une idée, voici un chiffre qui vous mettra face à la réalité:
"55 % des vols en milieu professionnel ont lieu dans la zone de travail de la victime ."Shred-it 2017
Une statistique qui démontre bien la vulnérabilité des environnements professionnels et qui démontre la nécessité d'établir certaines mesures de protection.
Pour cela, il est généralement mis en place un cahier ou un dossier firmé par le nouveau employé à mettre en place certaines tâches comme:
Ranger et organiser son bureau.
Classer et vérrouiller les informations sensibles sur votre ordinateur.
Activer l'économiseur d'écran par mot de passe.
Mise en place d'un destructeur de papier et d'un espace de stockage.
Détruire les post-its ou notes dont les informations peuvent être sensibles.
Étendre la culture Clean Desk sur ordinateur, appareil mobile, documents imprimés et carte d'accès.
Autant de gestes qui vous permettront de maintenir une confidentialité accrue dans votre entreprise et garder la confiance de vos collaborateurs.
4.Le stress en moins
Chaque chose a sa place. Lorsque vos collaborateurs sont organisés, ils consacrent moins de temps à chercher leurs dossiers. Du coup, moins stressés durant leurs heures de travail.
5.Augmenter votre sécurité
La raison numéro une, la sécurité! Qu'importe la taille de l'entreprise ou de son niveau, nous sommes tous exposés à la malveillance. Pour vous donner une idée, voici un chiffre qui vous mettra face à la réalité:
La mise en place
Diffusé l'information
Rien ne vaut un document manuel écrit et communiqué à tous vos employés, particulièrement durant les formations d'introduction ou de reyclage. Noubliez pas que sur différents supports vous pouvez les faires apparaîtres:
Manuel d'introduction
Formations d'introduction
Stipuler dans les contrats
Mettre des visuels dans les espaces de bureau
N'hesitez pas à faire des rappels périodiques si nécessaire pour tranformer ce processus de Clean Desk en culture d'entreprise.
Le matériel de confidentialité
Mettez à disposition à vos collaborateurs tous le matériel nécessaire pour un travail efficace et sûre.
Porte-document incliné Easy-Glide
Le porte-document inclinable vous permettra de non seulement gagner en espace de travail mais d'organiser vos éléments su vos bureau tout en améliorant l'ergonomie de votre travail
Destructeur Papier Individuel DESYO
Le Destructeur DESYO facilitera la suppression de vos documents confidentiels en un clin d'oeil. Il assusera la sécurité de l'éliminination de vos informations.
Et voilà ! Vous êtes fin prêt à réduire vos failles de sécurité et améliorer la productivité dans votre travail. Maintenant faites partager l'information autour de vous !
